Eine wesentliche Neuerung betrifft die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Ab 1.1.2020 gilt: keine Steuerbefreiung ohne gültige UID-Nummer – daher sollten die Stammdaten einem Quick-Check im Rahmen des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems unterzogen werden.
Gültige UID-Nummer als Voraussetzung für die Steuerfreiheit
Eine der wesentlichen Änderungen durch die sogenannten Quick-Fixes zur Harmonisierung des Mehrwertsteuersystems betrifft die Verschärfung für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Demnach sind ab 1.1.2020
- die Gültigkeit der mitgeteilten UID-Nummer (UIDN) des Leistungsempfängers sowie
- die Meldung der Lieferung an den Abnehmer durch die fristgerechte Abgabe der Zusammenfassenden Meldung
zusätzlich materiell-rechtliche Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung (vgl UStR 2000 RZ 3992a und 3994). Wird eine der Voraussetzungen nicht erfüllt, so ist die innergemeinschaftliche Lieferung als steuerpflichtige Lieferung zu behandeln.
Im Zuge des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems empfehlen wir daher dringend, die UIDN in den Stammdaten einem Quick-Check zu unterziehen und Kunden mit ungültigen UIDN zu sperren. Ergänzend ist im internen Kontrollsystem sowie im Prozessablauf der Frist zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung (bereits am Ende des Folgemonats und somit früher als die Umsatzsteuervoranmeldung) unbedingte Priorität einzuräumen.
Von der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW) wurden aufgrund von Anfragen folgende Praxishinweise (basierend auf den Änderungen der Umsatzsteuerrichtlinien durch das Bundesministeriums für Finanzen (BMF)) am 16.1.2020 dargelegt:
„Nachweis UIDN-Erhalt: Gem. Rz 3992a UStR ist eine innergemeinschaftliche Lieferung nur steuerfrei, wenn der Abnehmer dem liefernden Unternehmer seine UIDN mitgeteilt hat. Ansonsten entfällt die Steuerfreiheit sowie das Recht auf Vorsteuerabzug durch den Abnehmer. Es ist jedoch möglich, dass der Erwerber dem liefernden Unternehmer seine UIDN nachträglich mitteilt und die Rechnung berichtigt wird. Dafür muss der Erwerber dem liefernden Unternehmer nachweisen, dass er im Zeitpunkt des Erwerbes Unternehmer war und als solcher gehandelt hat.“
„Frist ZM: Gem. Rz 3994 UStR ist eine (neue formale) Voraussetzung für die Steuerbefreiung einer ig Lieferung die korrekte Aufnahme in der Zusammenfassenden Meldung. Diese ist bereits am Ende des Folgemonats nach Ausführung der ig Lieferung – somit früher als die UVA – fällig. Wird keine, eine unvollständige oder unrichtige ZM für die Lieferung abgegeben, ist die ig Lieferung steuerpflichtig. Es ist jedoch möglich, die Steuerbefreiung dennoch zu erhalten, wenn die Versäumnis zur Zufriedenheit der zuständigen Steuerbehörde ordnungsgemäß begründet und die ZM entsprechend berichtigt bzw. nachträglich abgeben wird. Nach der in den UStR geäußerten Ansicht kann eine entschuldbare Versäumnis bspw. in Fällen vorliegen, in denen bei erfolgter Umgründung des Erwerbers versehentlich dessen alte UIDN verwendet wurde. Dies lässt eine eher restriktive Beurteilung der Entschuldbarkeit vermuten.“
Der Buchnachweis der Warenbewegung darf nach den aktuellen Umsatzsteuerrichtlinien wie bisher geführt werden (VO 401/1996 – Stand 13.1.2020)
Durch Kombination zweier nachstehender (unabhängiger) Nachweise kann eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung anerkannt werden (Art. 45a VO (EU) 282/2011). Die Nachweise können entweder beide aus Gruppe I oder aus gemischten Gruppen (ein Nachweis aus Gruppe 1, ein Nachweis aus Gruppe 2) stammen:
Gruppe 1:
- Unterlagen zum Versand oder zur Beförderung der Ware (z.B. unterfertigter Lieferschein)
- Unterzeichneter CMR-Frachtbrief
- Konnossement
- Luftfracht-Rechnung
- Rechnung des Beförderers der Gegenstände (wenn Transport durch einen vom Käufer beauftragten Dritten)
Gruppe 2:
- Versicherungspolizze für den Transport der Gegenstände
- Zahlungsnachweise für den Transport (Bankunterlagen)
- Ankunftsbestätigung für die Gegenstände von einer öffentlichen Stelle (zB Notar)
- Quittung des Lagerhalters, in der die Einlagerung der Gegenstände im Bestimmungsland bestätigt wird
Im Abholfall ist nach VO 401/1996 zusätzliche eine schriftliche Erklärung über die Beförderung von Waren in das übrige Gemeinschaftsgebiet („Gelangensbestätigung“ – Mustervorlagen siehe Anhang 5 und 6 der Umsatzsteuerrichtlinien) sowie Ausweiskopie des Abholers notwendig.