Durch das NaBeG wurde der Umfang der im Rahmen der Offenlegung abzugebenden Erklärungen erweitert. Gemäß § 277 Abs 4 UGB idF NaBeG haben die gesetzlichen Vertreter spätestens im Zeitpunkt der Einreichung des Jahresabschlusses, zusätzlich zur Größenklasseneinordnung, folgende Angaben zu machen:

• Einordnung des Unternehmens als kapitalmarktorientierte Gesellschaft, Versicherungsunternehmen, Kreditinstitut oder sonstige Gesellschaft von öffentlichem Interesse bzw Erklärung, dass keine dieser Kategorie vorliegt.
• Bei großen Gesellschaften: Feststellung, ob die tatbestandlichen Voraussetzungen der Nachhaltigkeitsberichterstattung gemäß § 243b UGB erfüllt sind.
• Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen: Angabe, ob eine börsennotierte Aktiengesellschaft vorliegt und damit eine Verpflichtung zur Erstellung eines Corporate-Governance-Berichts gemäß § 243c UGB besteht.
• Bei großen Gesellschaften sowie Gesellschaften von öffentlichem Interesse: Erklärung, ob eine Tätigkeit in der Holzgewinnung in Urwäldern oder in der mineralgewinnenden Industrie ausgeübt und dadurch eine Berichtspflicht gemäß § 243d UGB ausgelöst wird.

Die gesetzlichen Vertreter eines Mutterunternehmens haben darüber hinaus im Rahmen der Einreichung des Jahres- und Konzernabschlusses eine Angabe zu machen, ob eine Konzernberichterstattungspflicht im betreffenden Geschäftsjahr besteht. Sofern eine solche Pflicht verneint wird, hat eine Darlegung des Befreiungstatbestandes und eine Angabe, ob eine Berichtspflicht gemäß §§ 267a-267c UGB besteht, zu erfolgen. Diese Erklärungen sind nicht veröffentlichungspflichtig, sondern dienen ausschließlich der formellen und materiellen Vollständigkeitskontrolle durch das Firmenbuchgericht. Die Abgabe kann durch einen gesetzlichen Vertreter auch im Namen der übrigen Organmitglieder erfolgen; zulässig ist zudem eine Meldung durch einen Revisionsverband oder einen berufsmäßigen Parteienvertreter (Rechtsanwalt, Notar, Wirtschaftstreuhänder). Bei kleinen GmbHs genügt auch die Bestätigung durch einen nicht berufsmäßigen Parteienvertreter.

Unrichtige oder unterlassene Angaben können gemäß § 284 Abs 1 Z 1 UGB idF NaBeG Zwangsstrafen zur Folge haben.

Änderungen bei Zwangsstrafen

Das NaBeG bewirkt im Bereich der Zwangsstrafen eine Anhebung der Strafrahmen. Für mittlere und große Gesellschaften wurde die Zwangsstrafe in den ersten beiden Stufen auf 7.000 EUR (vormals 3.600 EUR) erhöht. Ab der dritten Stufe beträgt der Strafrahmen nun bis zu 20.000 EUR (bisher 10.800 EUR) bei mittelgroßen sowie bis zu 50.000 EUR (bisher 21.600 EUR) bei großen Kapitalgesellschaften.

Für die ersten drei Anwendungsjahre der Nachhaltigkeitsberichterstattung wurde eine Übergangsregelung geschaffen: Zwangsstrafen sind in diesem Zeitraum nur bei Nichtbefolgung rechtskräftiger gerichtlicher Anordnungen zulässig.

Neu eingeführt wurde eine zeitliche Begrenzung der Erzwingbarkeit der Offenlegung. Das Recht des Gerichts, die Einreichung durch Zwangsmaßnahmen durchzusetzen, verjährt fünf Jahre nach dem maßgeblichen Einreichungszeitpunkt. Die Einleitung eines Strafverfahrens unterbricht die Verjährung; sie endet jedoch jedenfalls zehn Jahre nach Beendigung der Rechtsverletzung.

Änderungen in der Unterschriftserfordernis

Nach dem NaBeG entfällt für Geschäftsjahre, die nach dem 31.03.2025 beginnen, die bisherige Unterschriftserfordernis für Jahresabschlüsse und sonstige Berichterstattungsunterlagen (§ 908 Abs 8 UGB idF NaBeG).

Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften haben gem § 222 Abs 1 UGB idF NaBeG künftig den Tag der Beschlussfassung sowie die beschlossene Fassung zu dokumentieren; bei sonstigen rechnungslegungspflichtigen Unternehmern sind das Datum der Aufstellung und die aufgestellte Fassung festzuhalten (§ 194 UGB idF NaBeG). Eine Unterschrift ist weiterhin möglich, jedoch nicht zwingend erforderlich, sofern die Unveränderbarkeit bzw Nachvollziehbarkeit der Fassung anderweitig sichergestellt ist.

Im Einklang damit ist bei der elektronischen Einreichung zum Firmenbuch nicht mehr die unterfertigenden, sondern die aufstellenden Personen anzugeben. Prüfpflichtige Unternehmen haben zudem das Aufstellungsdatum der Unterlagen anlässlich der Einreichung bekanntzugeben (§ 277 Abs 6 UGB idF NaBeG).

Autorin: Denise Huemer MSc